Na podstawie rozmów z księgowymi, którzy współpracują ze wszystkimi swoimi klientami przez aplikację Scanye, przygotowaliśmy bazowy plan wdrożenia klienta do współpracy online.

Mamy nadzieję, że dzięki niemu ten proces będzie dla Państwa prosty i przyjemny!

1. Nie pytaj swoich klientów czy chcą korzystać z nowego narzędzia.

<aside> 💡 Nie zawsze warto zaczynać od pytania klientów o zdanie - zmiana przyzwyczajeń naturalnie może budzić opór, zwłaszcza gdy wiąże się z nauką nowych rozwiązań. Warto jednak pamiętać, że w rzeczywistości KSeF i rosnącej roli faktur elektronicznych wdrożenie spójnego, nowoczesnego systemu staje się po prostu koniecznością i długofalowym ułatwieniem dla wszystkich.

Można postawić klienta przed faktem dokonanym: “Od kolejnego miesiąca dokumenty wysyłamy przez aplikację Scanye. To usprawni naszą współpracę w dobie KSeF, księgowanie oparte na wydrukach oznacza dla nas więcej pracy, więc jeśli Pan/Pani chce pozostać przy takim modelu współpracy będziemy zmuszeni podnieść cenę usługi.”

</aside>

2. Poinformuj swoich klientów o wprowadzeniu narzędzia.

Zazwyczaj nasi Księgowi informują swoich klientów w wiadomości e-mail, ale można przekazać im tą informację również w inny sposób - telefonicznie lub osobiście.

<aside> 💡 Poniżej znajdziesz e-mail, dzięki któremu Pani Małgosia w 2 miesiące przeniosła 80 klientów z papieru do współpracy online.

https://www.youtube.com/watch?v=s78HSG54zcE

</aside>

Przykładowy e-mail (Dzięki uprzejmości Pani Małgorzaty Lewickiej):

Szanowni Państwo,

*Od jakiegoś czasu współpracuję z platformą https://scanye.pl/. Jest to program ułatwiający pracę pomiędzy biurem rachunkowym a Państwem, dzięki możliwości bezpłatnego wystawiania faktur, przesyłania dokumentów i naszej komunikacji.

Od [uzupełnij datę] każdy z Państwa będzie umieszczał dokumenty właśnie na tej platformie i wysyłał je do mnie za jej pośrednictwem. Co oznacza, że od [uzupełnij datę] (dokumenty za [uzupełnij datę]) nie będę przyjmowała dokumentów papierowych i wysyłanych mailowo.*

1. W dniu jutrzejszym, każdy z Państwa otrzyma ode mnie zaproszenie z platformy Scanye do założenia konta - ważne, aby konto założyć z linku który otrzymacie Państwo ode mnie, wtedy automatycznie zostaniecie państwo podpięci pod moje biuro rachunkowe.
2. Każdy z Państwa po założeniu konta może za darmo (jako mój klient) kontaktować się z BOK Scanye, aby pracownicy tej firmy wytłumaczyli Państwu jak dodawać dokumenty, gdzie je umieszczać i jak zatwierdzać już skompletowane dokumenty. Numer do BOK: 509 333 337, po założeniu konta możecie też Państwo pisać z BOK bezpośrednio na czacie jaki wam się pojawi.
3. Można również zainstalować aplikację Scanye 2.0 na telefon. To np. umożliwi Państwu wysyłanie zdjęć fv i nie trzeba będzie ich skanować.
4. Platforma jest naprawdę prosta ale jeżeli będą pytania to zarówno pracownicy SCANYE jak i ja postaramy się na nie odpowiedzieć.

Szanowni Państwo w związku z tym, że pierwszy miesiąc zarówno dla mnie jak i dla Państwa będzie wdrożeniowy proszę ,aby dokumenty za [uzupełnij datę] dodać do 10-tego [uzupełnij miesiąc].

Proszę również, aby przycisk „potwierdź komplet dokumentów” , który odpowiada za przekazanie mi informacji, że więcej już fv nie będzie, był wciskany faktycznie kiedy wszystkie dokumenty będą umieszczone.

Po wciśnięciu tego przycisku nie będzie możliwości dodania już do tego miesiąca kolejnego dokumentu. Będzie on zaliczał się już do następnego miesiąca.